پورتال بارزترین عامل هویت یک سازمان و مجموعه به شمار می‌رود. پورتال‌های سازمانی از یک سو امکان مدیریت متمرکز در سازمان را برای مدیران و معاونان مؤسسات و سازمان‌ها فراهم میکنند و پنجره‌ای شفاف از سازمان را در مقابل چشم آنها قرار میدهند و از سوی دیگر کاربران و مشترکین خود را از آخرین اخبار و اطلاعات مربوط به حوزه های کاری و تجاری آگاه می سازند.
هدف از این دستورالعمل ایجاد و نگهداری یکپارچگی و تقویت پورتال مرکز تحقیقات راه، مسکن و شهرسازی است. حفظ طراحی و ساختار یکپارچه صرفا با رعایت و استفاده از اجزای طراحی مشترک و همکاری با روابط عمومی و واحد فناوری اطلاعات امکانپذیر است. در این راستا پیروی از این دستورالعمل برای تمامی بخش‌ها و واحدهای سازمانی فعال در مرکز الزامی است.
ماده 1: ساختار
هرگونه تغییر در ساختار پورتال صرفا با نظر روابط‌عمومی و بین‌الملل امکانپذیر است.
ماده 2: نحوه تهیه و ارسال مطالب
- بخش‌های مختلف مرکز و رابطین پورتال موظفند در دوره‌های زمانی 3 ماهه نسبت به بازبینی و به روزرسانی اطلاعات بر روی پورتال بیرونی با تایید مدیر و معاونت مربوطه اقدام نمایند.
- درج و استفاده از هرگونه محتویات در پورتال که مغایر با اهداف، مقررات مرکز تحقیقات راه، مسکن و شهرسازی باشد ممنوع است.
- کلیه تغییرات و مطالب و تصاویر جهت به روزرسانی بخش‌های موجود در سایت مرکز باید در قالب نامه اداری و با تایید مدیر و معاونت مربوطه تهیه و به دفتر روابط‌عمومی و بین‌الملل ارسال شود و مطالب و درخواست‌هایی که فاقد چنین ویژگی باشند امکان قرارگیری بر روی پورتال را نخواهند داشت.
- مطالب ارسالی بایستی بصورت متن word و لینک‌ها در قالب فایل‌های با پسوند pdf، doc، jpg، gif، docx، xls تهیه و ارسال شود.
- حداکثر حجم فایل هایی که جهت لینک در سایت ارسال می شوند بایستی حداکثر 5 مگابایت باشد.
- کلیه متون باید فاقد غلط املایی (و در سایت فارسی فاقد فرمت حروف عربی) باشند و فاصله مناسب میان کلمات رعایت شود.
- محل قرارگیری مطالب و لینک‌ها بایستی به طور کامل در نامه ارسالی مشخص باشد.
- مدت زمان تعیین شده از زمان ارسال مطالب تا قرارگیری بر روی پورتال 2 روز کاری و در موارد آنی نیز یک روز کاری می باشد.
- مسئولیت تهیه و صحت کلیه متون تخصصی با تهیه‌کننده و بخش و معاونت مربوطه می باشد.
ماده 3: گرافیک و تصاویر
- تصاویر ارسالی جهت قرارگیری در پورتال بایستی با استاندارد تعیین شده آماده و ارسال گردد. عکس‌ها باید فورمت jpg، رزولوشن حداکثر dpi72 و width حداکثر 600 پیکسل را دارا باشند. (این استاندارد شامل تمامی عکس‌های ارسالی جهت قرارگیری در هر بخش از پورتال می‌باشد و در خصوص موارد خاص، هماهنگی با روابط‌عمومی و بین‌الملل الزامی است.)
- ارسال تصاویر مغایر با اهداف و مقررات مرکز ممنوع است.
- تصاویر jpg باید واضح و مشخص باشد.
ماده 4: صفحه اصلی
- صفحه اصلی پورتال مرکز غیر قابل تغییر بوده و درخصوص درخواست افزودن لینک بر روی صفحه اصلی مطابق با محدودیت‌های فنی عمل خواهد شد.
ماده 5: برنامه نویسی و...
هرگونه برنامه نویسی و درخواست ایجاد ظرفیت‌های جدید بر روی پورتال از قبیل ساب‌پورتال و... تنها با درخواست رسمی از سوی معاونت مربوطه و تایید ضرورت و امکان‌سنجی آن از سوی روابط‌عمومی و بین‌الملل و تصویب هیات رئیسه امکانپذیر می‌باشد.
ماده 6: سایر
ایجاد هرگونه عدم یکپارچگی، از قبیل استفاده از قلم، رنگ، گرافیک، تصویر، فیلم، استفاده نامناسب محتوا و عدم رعایت اصول نگارشی در پورتال امکانپذیر نمی‌باشد.
ماده 7: قوانین
ارائه خدمات بهینه منوط به رعایت موارد فوق می‌باشد.